W celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia innych uchwał należy maksymalnie do 30 czerwca 2018 r. zwołać Zgromadzenie Wspólników oraz sporządzić Protokół. Następnie w ciągu 10 dni od zatwierdzenia podpisane dokumenty należy wysłać do Urzędu Skarbowego w formie papierowej. W ciągu 15 dni od zatwierdzenia podpisane dokumenty należy złożyć do KRS w formie elektronicznej.

Aby prawidłowo złożyć dokumenty do KRS, należy, po wcześniejszym założeniu konta na portalu eKRS dostępnym na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/, zalogować się do systemu i wybrać opcję „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. Otworzy się podstrona z 4 opcjami do wyboru: "Przygotowanie i składanie zgłoszeń", "Przeglądanie zgłoszonych zgłoszeń", "Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu" oraz "Powiadomienia".

W kolejnym kroku, należy wybrać "Przygotowanie i składanie zgłoszeń", a następnie "Dodaj zgłoszenie". Na ekranie ukaże się okno: "Rejestracja nowego zgłoszenia - Krok 1". Tutaj należy podać nr KRS i kliknąć "Szukaj".

Na ekranie ukaże się informacja na temat spółki oraz lista osób upoważnionych do podpisania zgłoszenia (co istotne - prokurent nie może złożyć sprawozdań finansowych). Należy wybrać jedną z tych osób. Próba podpisania zgłoszenia przez osobę inną niż na wskazanej liście spowoduje, że pojawi się informacja: „Błąd. Dane podpisu są niezgodne z danymi osoby wskazanej jako osoba podpisująca”. Próba podpisania dokumentów przez reprezentanta będącego cudzoziemcem, nieposiadającym numeru PESEL (bądź kiedy numer PESEL nie został ujawniony w KRS), również będzie niemożliwa. Pojawi się komunikat: „Błąd! System nie znalazł osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu posiadających nr PESEL. Zgłoszenie nie będzie mogło być podpisane i wysłane. Dokumenty finansowe możesz złożyć do sądu jako załącznik do wniosku o wpis zmian w rejestrze. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS – sprawozdania finansowe i inne dokumenty” – wniosek ten podlega opłacie.

Po wyborze osoby uprawnionej do podpisu zgłoszenia, należy wybrać „Dalej”. Na ekranie ukaże się okno "Rejestracja nowego zgłoszenia - Krok 2".Należy uzupełnić brakujące informacje.

Po wybraniu pola "Dodaj dokument" system wskaże, jakie dokumenty należy złożyć (z listy). Każdy dokument pobierany jest osobno, dlatego każdy powinien zostać wydrukowany, podpisany przez odpowiednie osoby, a następnie zeskanowany do PDF o d d z i e l n i e. Każdorazowo trzeba będzie potwierdzić, że dokument jest lub nie jest podpisany przez kierownika jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości. 

Jakie dokumenty podlegają złożeniu? Wymienić należy:

1. Roczne sprawozdanie finansowe, na które składa się: a) bilans, b) rachunek zysków i strat, c) informacja dodatkowa. Co do niektórych podmiotów także: e) zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz f) rachunek przepływów pieniężnych.

2. Opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego (jeśli dotyczy danego podmiotu)

3. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego

4. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty

5. Sprawozdanie z działalności

6. Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (jeśli dotyczy danego podmiotu)

W kolejnym etapie należy podpisać zgłoszenie (ePUAP) wraz z oświadczeniem o zgodności podpisów na zgłaszanych dokumentach z ustawą o rachunkowości. System zweryfikuje zgłoszenie i poinformuje o ewentualnych błędach. 

Po zakończeniu czynności zgłoszeniowych, na konto założone w systemie teleinformatycznym, zostaną przesłane trzy maile:

1/ potwierdzenie rejestracji zgłoszenia,

2/ potwierdzenie ujawnienia wzmianki w Rejestrze,

3/ potwierdzenie przesłania dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.